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写邮件应当注意的细节

阅读  ·  发布日期 2020-07-22 15:57

你可以注意的10个细节(技能) 1.强有力的主题 人们每天都会在收件箱里收到很多电子邮件。如果你想让你的电子邮件脱颖而出,重要的是给它一个吸引收信人注意力的主题。这个话题也与...

详细信息

你可以注意的10个细节(技能)

1.强有力的主题

人们每天都会在收件箱里收到很多电子邮件。如果你想让你的电子邮件脱颖而出,重要的是给它一个吸引收信人注意力的主题。这个话题也与邮件的内容密切相关。如果你能在回复时改变话题,那就比"回复:要好得多。

二.正确发送

重要的是将邮件发送给正确的收件人。没有人想在收件箱里看到与邮件无关的邮件。剽窃和秘密递送只能在必要时使用。此外,电子邮件也应该因人而异,让其他人感觉与自己密切相关。

3.语法准确

看到电子邮件中的错误是令人厌烦的。所以你必须在写完后检查你的语法和拼写。使用错误的语法只会降低你的公司和你自己在收件人眼中的可信度。

4.简明和全面

人们的注意力是有限的,所以他们希望尽快读完这封邮件。因此,尽量在你的电子邮件中使用简单明了的英语。例如,使用"购买"而不是"购买"。避免老生常谈,比如"但不重要",也有"引用"或"请联系签字人"等法律术语。

5.适当格式

电子邮件中的所有内容不应放在一段中,这将使读者很难理解你的意思。还必须避免包含许多子句的冗长复杂句子。合理地组织你的文章,包括要点、标题和副标题以供描述。

6.适当措辞

诸如"紧急"和"重要"这样的词旨在吸引收件人的注意。如果你在不需要这些词时使用这些词,那么你的电子邮件对收件人来说就显得毫无价值。因此,要小心使用"紧急",只有在真正需要的时候才选择这些词。

8.使用链接和附件

有效地使用附件和超链接可以帮助你以高效的方式交流信息,并使你的电子邮件变得清晰。使用链接而不是复制和粘贴大量内容。

9.给出答复的截止日期

如果你的邮件需要回复,就应该在邮件中注明截止日期。这会让收件人更容易理解你想让他做什么。

10.给予明确的行动指示

如果你的电子邮件要求读者完成一项行动或任务,说明就应该清楚。不止一次,读者不会错过的。

在工作场所,有时需要对细节给予更多的关注!